Diferença chave - Secretário vs Recepcionista
Secretário e recepcionista são dois cargos importantes em qualquer organização, entre os quais algumas diferenças podem ser destacadas. Esses dois cargos têm papéis, funções e deveres diferentes a serem desempenhados, ao contrário do conceito popular errôneo de que se trata de um único e mesmo trabalho. Enquanto uma secretária é mais uma assistente pessoal ou assistente administrativa, uma recepcionista é a primeira pessoa que alguém encontra ao entrar em uma organização. Vejamos a diferença entre as funções de secretária e recepcionista.
Quem é o secretário?
De acordo com o Oxford English Dictionary, um secretário é um funcionário administrativo em uma organização que trabalha para digitar cartas, manter registros, etc. As funções de um secretário variam dependendo do tamanho da organização. Enquanto em uma pequena empresa ela pode ter que cumprir a dupla função de recepcionista e também de secretária, nas grandes organizações ela é a pessoa que organiza a agenda de seu chefe, recebe e responde a todas as correspondências, pedidos de suprimentos, agenda compromissos com o chefe, digita cartas importantes e assim por diante.
A secretária deve ter ensino médio ou diploma equivalente e deve ter habilidades de digitação rápida. Muitas empresas preferem contratar pessoas com um certificado adicional de habilidades de nível de secretário. Agora, vamos prosseguir para a compreensão dos papéis de uma recepcionista para ter uma ideia clara da diferença entre os dois.
Quem é recepcionista?
Normalmente, é necessário que uma recepcionista cumprimente as pessoas na recepção e as encaminhe aos diferentes departamentos, dependendo de suas necessidades. Ela também é a pessoa que deve atender as ligações recebidas e responder às dúvidas e também ouvir as reclamações. Pessoas desejosas de conhecer uma pessoa importante na organização têm que se encontrar com essa pessoa para saber a data e hora da reunião.
Quando você faz uma chamada para qualquer empresa, a voz que você normalmente ouve é a da recepcionista. Uma recepcionista deve atender a todos os visitantes e deve ter uma personalidade agradável, uma atitude de ajuda e uma voz doce para impressioná-los. Ela deve ter etiqueta ao telefone para atender a todas as consultas de negócios com a máxima eficiência e transformar consultas casuais em clientes reais.
É claro, então, que existem grandes diferenças nas funções, responsabilidades e funções de uma secretária e uma recepcionista.
Qual é a diferença entre secretária e recepcionista?
Definições de Secretário e Recepcionista:
Secretário: um funcionário administrativo em uma organização que trabalha para digitar cartas, manter registros, etc.
Recepcionista: pessoa que cumprimenta e trata os visitantes de um escritório.
Características da secretária e recepcionista:
Deveres:
Secretária: uma secretária organiza a programação de seu chefe, recebe e responde a todos os e-mails, encomenda suprimentos, agenda encontros com seu chefe, digita cartas importantes, etc.
Recepcionista: uma recepcionista cumprimenta as pessoas na recepção e as direciona para diferentes departamentos, dependendo de suas necessidades. Ela também deve atender às ligações recebidas e responder às dúvidas e também ouvir reclamações.
Requisitos:
Secretário: um certificado de habilidades de secretariado é necessário.
Recepcionista: Não é necessária uma habilidade específica; no entanto, o indivíduo deve ter uma personalidade agradável, uma atitude de ajuda e uma voz doce. Ela também deve ser eficiente em seu trabalho.
Cortesia de imagem:
1. 32B Secretário Tesoureiro [domínio público], via Wikimedia Commons
2. “Recepcionistas” por Evan Bench de paris, França - Recepção. [CC BY 2.0] via Wikimedia Commons
